Šajā privātuma politikā mēs saskaņā ar ES Vispārīgo datu aizsardzības regulu (turpmāk tekstā – Regula) sniedzam obligāto informāciju par pārziņa veicamo personas datu apstrādi. Šī privātuma politika ir paredzēta personām, kuru daudzdzīvokļu namu administrē Civinity uzņēmumu grupa, kuras izmanto Civinity uzņēmumu grupas sniegtos pakalpojumus, ir ieinteresētas strādāt Civinity uzņēmumu grupā un / vai apmeklē tīmekļa vietnes www.civinity.com, www.civinity.lt, vai citas Civinity uzņēmumu grupas vietnes. Šīs privātuma politikas izpratnē par Civinity uzņēmumu grupu tiek uzskatīta Civinity AS (AB), juridiskās personas numurs 302247881 un tās tieši un netieši pārvaldītas juridiskās personas, ieskaitot, SAS (UAB) Civinity LT, juridiskās personas numurs 304726371, Civinity namai, SAS (UAB), juridiskās personas numurs 121452134, Civinity namai Vilnius SAS (UAB), juridiskās personas numurs 300510344, Civinity namai Kaunas, SAS (UAB), juridiskās personas numurs 132125543, Civinity namai Klaipėda, SAS (UAB), juridiskās personas numurs 140336910, Civinity namai vakarai, SAS (UAB), juridiskās personas numurs 140597134, Civinity namai Palanga, SAS (UAB), juridiskās personas numurs 152429379, SAS (UAB) Kretingos būstas, juridiskās personas numurs 300531826, SAS (UAB) Debreceno valda, juridiskās personas numurs 140524652, Civinity engineering, SAS (UAB), juridiskās personas numurs 125169233, Civinity solutions, SAS (UAB), juridiskās personas numurs 300131675. Atkarībā no datu subjekta veiktajām darbībām par pārzini var būt viens vai vairāki iepriekš minētie uzņēmumi.

Turpmāk dotā informācija paredzēta šādiem datu apstrādes mērķiem: (i) klientu elektronisko sistēmu lietojošo personu datu apstrādei; (ii) darbinieku atlasē iesaistīto kandidātu datu apstrādei; (iii) kvalitātes kontrolei un pareizu pakalpojumu īstenošanas nodrošināšanai (sarunu ierakstīšana); (iv) sūdzību, pieprasījumu un atsauksmju administrēšanai; (v) komunikācijai pa elektronisko pastu. Šajā dokumentā ir aprakstītas arī jūsu kā datu subjekta tiesības, datu sniegšana to saņēmējiem un citi personas datu apstrādes nosacījumi, kas piemērojami visiem personas datiem, kas tiek apstrādāti iepriekš uzskaitītajiem mērķiem.

Klientu elektronisko sistēmu lietojošo personu datu apstrāde

Klientu elektronisko sistēmu lietojošo personu datus apstrādāsim, lai sniegtu ēku administrēšanas un uzturēšanas pakalpojumus un elektroniski iesniegtu rēķinu par pakalpojumiem.

Klientu elektroniskās sistēmas lietošana ir brīvprātīga – ja vēlaties, drīkstat nelietot šo sistēmu un turpināt rēķinu saņemšanu pa pastu. Tomēr, ja jūs nolemsiet lietot klientu elektronisko sistēmu, reģistrācijas laikā jums būs jāsniedz savi personas dati. Ja šādus personas datus neiesniegsiet, mēs nevarēsim jūs identificēt, reģistrēt un nodrošināt piekļuvi sistēmai.

Mēs apstrādāsim jūsu personas datus, atsaucoties uz jūsu piekrišanu un saskaņā ar tiesību aktos paredzēto pienākumu izpildi.

Mēs aizsargāsim jūsu personas datus desmit gadus pēc pakalpojuma izbeigšanas.

Darbinieku atlasē iesaistīto kandidātu personas datu apstrāde

Ja, atsaucoties uz mūsu tīmekļa vietnē vai specializētā darbinieku atlasei un darba meklējumiem paredzētā tīmekļa vietnē ievietotu sludinājumu par darbinieku atlasi konkrētai darba vietai, esat nosūtījis savu CV, jūsu brīvprātīgi iesniegtos un citus turpmāk uzskaitītos personas datus apstrādāsim, lai veiktu darbinieku atlasi.

Mēs apstrādāsim jūsu personas datus, līdz atlase būs pabeigta, t. i., būsim nolēmuši pieņemt darbā konkrētu kandidātu, beigsies viņa pārbaudes laiks vai nolemsim izbeigt atlasi, neizvēloties nevienu kandidātu. Pēc atlases mēs iznīcināsim jūsu personas datus, ja vien jūs nepiekritīsit datu saglabāšanai turpmākajām atlasēm. Ja piekrītat datu glabāšanai arī pēc atlases, lūdzu, informējiet par to mūs pa elektronisko pastu vai sapulces laikā. Ja izteiksiet šādu vēlēšanos, jūsu datus glabāsim sešus gadus un, ja šajā laikā mūsu uzņēmumam vajadzēs jaunu darbinieku, mēs ar jums sazināsimies. Pēc sešiem gadiem mēs jūsu personas datus iznīcināsim.

Mēs apstrādāsim jūsu personas datus, pamatojoties uz jūsu piekrišanu piedalīties atlasē un glabāt datus turpmāk, kā arī saskaņā ar tiesību aktos paredzēto kārtību.

Informējam, ka, īstenojot personas datu aizsardzības tiesību aktu piešķirtās tiesības, mēs varam vērsties pie jūsu iepriekšējiem darba devējiem un lūgt viņu viedokli par jūsu kvalifikāciju, profesionālajām spējām un lietišķajām īpašībām. Tomēr bez jūsu nepārprotamas, iepriekšējas piekrišanas mēs nesazināsimies ar pašreizējo darba devēju.

Kvalitātes kontrole un pareizu pakalpojumu īstenošanas nodrošināšana (sarunu ierakstīšana)

Mēs ierakstām telefona sarunas, lai kontrolētu sniegto pakalpojumu kvalitāti un nodrošinātu pakalpojumu pareizu izpildi. Sarunu ierakstīšana notiek ar jūsu piekrišanu – pirms sarunas mēs jūs informējam, ka saruna tiks ierakstīta, un aicinām turpināt sarunu tikai tad, ja piekrītat tās ierakstam. Ja nepiekrītat sarunas ierakstam, varat to pārtraukt un sazināties ar mums pa elektronisko pastu, pastu vai ierodoties birojā. Informāciju, kas ietilpst personas datu kategorijā, mēs jums varēsim sniegt pa elektronisko pastu vai pastu tikai pēc tam, kad būsim jūs identificējuši vai saņēmuši aizpildītu veidlapu, kas apstiprina, ka elektroniskais pasts, no kura rakstāt, pieder jums.

Sarunas ieraksts tiks glabāts ne ilgāk par 45 dienām, bet pēc tam – iznīcināts.

Sūdzību, pieprasījumu vai atsauksmju administrēšana

Ja pa elektronisko pastu vai citāda veidā mūsu uzņēmumam esat iesniedzis sūdzību, pieprasījumu vai atsauksmi, jūsu brīvprātīgi sniegtos personas datus apstrādāsim, lai administrētu šo sūdzību, pieprasījumu vai atsauksmi.

Ja jūsu iesniegtā sūdzība attieksies uz iespējamu strīdu, iespējamu zaudējumu utt., jūsu personas datus var glabāt ilgākais desmit gadus. Ja personas dati nebūs saistīti ar iespējamu strīdu, tos iznīcināsim ātrāk.

Jūsu personas datu apstrāde balstīsies uz jūsu brīvo gribu, t. i., piekrišanu, tomēr konkrētos gadījumos sūdzības turpmākas glabāšana pamatojums var būt tiesību aktos paredzēto pienākumu izpilde.

Saziņa pa elektronisko pastu

Regulā par personas datiem tiek uzskatīts arī pa elektronisko pastu veiktās sarakstes saturs, pat ja sarakstās juridisku personu darbinieki. Tādēļ sarakstes saturam, kā arī elektroniskā pasta adresēm piemērosim Regulā paredzētos personas datu apstrādes noteikumus.

Jūsu personas datu apstrādes pamats ir pēc jūsu brīvās gribas veikta sarakste un sarakstē minētie konkrētie dati, kuru sniegšana tiek uzskatīta par jūsu piekrišanu datu apstrādei. Turklāt datu apstrādes pamatojums var būt arī līguma un tiesību aktos paredzēto pienākumu izpilde.

Mēs apstrādāsim jūsu elektroniskā pasta adresi, sarakstes saturu un ar to saistītos datus, ievērojot proporcionalitātes principu. Šos datus vispirms redzēs tie mūsu darbinieki, ar kuriem jūs tieši sazināsieties. Tomēr konkrētos gadījumos, piemēram, iekšējās administrēšanas, tiesību vai iekšējo noteikumu iespējamo pārkāpumu izmeklēšanas, darbinieka aizstāšanas un citu saistošu mērķu labad jūsu saraksti var izlasīt arī citi mūsu uzņēmuma darbinieki.

Personas datu sniegšana datu saņēmējiem

Mēs sniedzam jūsu personas datus:

• IT, servera, pasta, arhivēšanas, tirgvedības, grāmatvedības, parādu piedziņas, zvanu centra, maksājumu iekasēšanas pakalpojumu sniedzējiem;
• bankām un maksājuma iestādēm;
• apakšuzņēmējiem, kas mūsu uzdevumā veic ar ēku administrēšanu un uzturēšanu saistītus darbus;
• tās pašas grupas uzņēmumiem;
• notāriem, tiesu izpildītājiem, advokātiem, konsultantiem, auditoriem;
• tiesībaizsardzības un uzraudzības iestādēm, tiesām, citām strīdu izšķiršanas iestādēm;
• potenciāliem vai esošiem mūsu uzņēmējdarbības vai tās daļas pārņēmējiem vai viņu pilnvarotiem konsultantiem vai personām;
• daudzdzīvokļu namu kopienas pilnvarotiem pārstāvjiem, apvienotās darbības pilnvarotiem pārstāvjiem.

Kādi ir personas datu aizsardzības principi, kurus mēs ievērojam?

Uzkrājot un izmantojot jūsu iesniegtos personas datus, kā arī no citiem avotiem likumīgi iegūtus personas datus, mēs ievērojam šādus principus:

• Jūsu personas dati tiek apstrādāti likumīgi, apzinīgi un pārredzami (likumības, apzinīguma un pārredzamības princips);
• jūsu personas dati tiek vākti un apstrādāti skaidri definētiem un likumīgajiem mērķiem, un turpmāk, ja dati nav savienojami ar šiem mērķiem tie netiek apstrādāti (mērķa ierobežojuma princips);
• jūsu personas dati ir adekvāti, pareizi un tikai tādi, kas ir nepieciešami mērķu, kuru dēļ tie tiek apstrādāti, sasniegšanai (datu apjoma mazināšanas princips);
• apstrādājamie personas dati ir precīzi un nepieciešamības gadījumā atjaunojami (precizitātes princips);
• jūsu personas dati tiek glabāti tā, lai varētu identificēt personu ne ilgāk kā nepieciešams mērķu, kuriem jūsu personas dati tiek apstrādāti, īstenošanai (glabāšanas perioda ierobežošanas princips);
• jūsu personas dati tiek apstrādāti tā, lai, piemērojot attiecīgos tehniskos un organizatoriskos līdzekļus, tiktu nodrošināta personas datu pienācīga drošība, tostarp aizsardzība pret datu apstrādi bez atļaujas vai pret datu nelikumīgu apstrādi vai nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu (integritātes un konfidencialitātes princips).

Administratīvo pakalpojumu sniegšana un rēķinu nosūtīšana

Informējam, ka, sniedzot daudzdzīvokļu namu administrēšanas pakalpojumus, mēs varam saņemt šo pakalpojumu sniegšanai nepieciešamos personas datus ne tikai tieši no datu subjekta, bet arī no trešajām personām. Gadījumos, kad nav iespējams apkalpot kontu datu subjekta nekustamā īpašuma adresē un mums nav citas kontaktinformācijas, mēs saņemam datu subjekta deklarētās dzīvesvietas adresi no Valsts iestāžu reģistru centra. Iepriekš minētie personas dati ir nepieciešami, lai noskaidrotu, uz kuru adresi un metodi nosūtīt rēķinus par sniegtajiem pakalpojumiem.

Datu subjektu tiesību īstenošana

Informējam, ka Jums ir šādas datu subjekta tiesības: tiesības iepazīties ar saviem datiem un to apstrādes veidu; tiesības pieprasīt izlabot vai, ņemot vērā personas datu apstrādes mērķus, papildināt nepilnīgus personas datus, pieprasīt likvidēt savus personas datus vai apturēt datu apstrādes darbību (izņemot uzglabāšanu); tiesības pieprasīt, lai personas datu apstrāde tiktu ierobežota; tiesības uz personas datu pārcelšanu; tiesības iesniegt sūdzību Valsts datu aizsardzības inspekcijai; tiesības nepiekrist.

Lai īstenotu jūsu datu subjektu tiesības, mums vajadzēs jūs identificēt. Ja jūs netiksiet identificēts, nezināsim, vai apstrādājam personas datus personai, kura ar mums sazinās, tādēļ nevarēsim īstenot jūsu tiesības.

Mēs drīkstam vai nu atteikties izskatīt no jums saņemto pieprasījumu par tiesību īstenošanu, vai arī pieprasīt attiecīgu samaksu, ja pieprasījums ir acīmredzami nepamatots vai pārmērīgs, kā arī citos, tiesību aktos paredzētajos gadījumos.

Ja vēlaties īstenot savas datu subjekta tiesības vai jums ir citi jautājumi par jūsu personas datu apstrādi, lūdzam izmantot kontaktinformāciju: [email protected], tālr. 8 700 55 188.