Šioje privatumo politikoje pateikiame pagal ES Bendrąjį domenų apsaugos reglamentą (toliau – Reglamentas) privalomą informaciją apie duomenų valdytojo atliekamą asmens duomenų tvarkymą. Šios privatumo politika yra skirta asmenims, kurių daugiabutį namą administruoją Civinity įmonių grupė, kurie naudojasi Civinity įmonių grupės teikiamomis paslaugomis, domisi dėl įsidarbinimo Civinity įmonių grupės bendrovėje ir / arba lankosi interneto svetainėse www.civinity.com, www.civinity.lt ar kitose Civinity įmonių grupės svetainėse. Šios privatumo politikos prasme Civinity įmonių grupe laikoma Civinity AB, juridinio asmens kodas 302247881 ir jos tiesiogiai bei netiesiogiai valdomi juridiniai asmenys, įskaitant UAB „Civinity LT“, juridinio asmens kodas 304726371, Civinity namai UAB, juridinio asmens kodas 121452134, Civinity namai Vilnius UAB, juridinio asmens kodas 300510344, Civinity namai Kaunas, UAB, juridinio asmens kodas 132125543, Civinity namai Klaipėda, UAB, juridinio asmens kodas 140336910, Civinity namai vakarai, UAB, juridinio asmens kodas 140597134, Civinity namai Palanga, UAB, juridinio asmens kodas 152429379, UAB Kretingos būstas, juridinio asmens kodas 300531826, UAB Debreceno valda, juridinio asmens kodas 140524652, Civinity engineering, UAB, juridinio asmens kodas 125169233, Civinity solutions, UAB, juridinio asmens kodas 300131675. Duomenų valdytoju gali būti bet kuri ar kelios iš aukščiau nurodytų įmonių, priklausomai nuo duomenų subjekto atliekamų veiksmų.

Žemiau pateikiama informacija apima šiuos duomenų tvarkymo tikslus: (i) elektronine klientų sistema besinaudojančių asmenų duomenų tvarkymą; (ii) atrankoje dalyvaujančių kandidatų į darbo vietas duomenų tvarkymą; (iii) kokybės kontrolę ir tinkamo paslaugų suteikimo užtikrinimą (pokalbių įrašymą); (iv) skundų, paklausimų ir atsiliepimų administravimą; (v) komunikaciją elektroniniu paštu. Šiame dokumente taip pat aprašomos Jūsų duomenų subjekto teisės, duomenų teikimas jų gavėjams ir kitos asmens duomenų tvarkymo sąlygos, taikomos visiems aukščiau išvardintais tikslais tvarkomiems asmens duomenims.

Elektronine klientų sistema besinaudojančių asmenų duomenų tvarkymas

Elektronine klientų sistema besinaudojančių asmenų duomenis tvarkysime tam, kad galėtume teikti pastatų administravimo ir priežiūros paslaugas bei pateikti sąskaitą už paslaugas elektroniniu būdu.

Naudojimasis elektronine klientų sistema yra savanoriškas – jeigu pageidaujate, galite nesinaudoti šia sistema ir toliau sąskaitas gauti paštu. Tačiau, jeigu nuspręsite naudotis elektronine klientų sistema, turėsite pateikti registracijos metu prašomus savo asmens duomenis. Jeigu tokių asmens duomenų nepateiksite, negalėsime Jūsų identifikuoti, atlikti registracijos ir sudaryti galimybės naudotis sistema.

Jūsų asmens duomenis tvarkysime Jūsų sutikimo, sutarties vykdymo ir teisės aktuose numatytų pareigų vykdymo pagrindais.

Jūsų asmens duomenis saugosime 10 metų po to, kai nustosime teikti paslaugą.

Atrankoje dalyvaujančių kandidatų į darbo vietas asmens duomenų tvarkymas

Jeigu pagal mūsų interneto svetainėje skelbiamą ar specializuotoje, darbuotojų atrankoms ir darbo paieškoms skirtoje interneto svetainėje patalpintą skelbimą dėl atrankos į konkrečią darbo vietą atsiuntėte savo CV, Jūsų savanoriškai pateiktus bei kitus toliau įvardintus asmens duomenis tvarkysime darbuotojų atrankos tikslu.

Jūsų asmens duomenis tvarkysime tol, kol pasibaigs atranka, t.y. nuspręsime į darbą priimti konkretų kandidatą, pasibaigs jo bandomasis laikotarpis arba nuspręsime užbaigti atranką neatrinkus jokio kandidato. Po atrankos pabaigos Jūsų asmens duomenis sunaikinsime, nebent išreikšite sutikimą tolesniam duomenų saugojimui ateities atrankoms. Jeigu sutinkate, kad Jūsų duomenis saugotume ir po atrankos pabaigos, informuokite apie tai elektroniniame laiške arba išreikškite valią susitikimo metu. Jeigu išreikšite tokį sutikimą, Jūsų duomenis saugosime 6 metus ir, jeigu per šį laikotarpį mūsų bendrovėje kils naujo darbuotojo poreikis, susisieksime su Jumis. Suėjus 6 metų terminui Jūsų asmens duomenis sunaikinsime.

Jūsų asmens duomenis tvarkysime Jūsų sutikimo dalyvauti atrankoje ir toliau juos saugoti pagrindu, taip pat teisės aktuose numatytų pareigų ir teisių pagrindu.

Informuojame, kad pasinaudodami asmens duomenų apsaugą reglamentuojančių teisės aktų mums suteikta teise, galime kreiptis į Jūsų ankstesnius darbdavius ir paprašyti jų nuomonės apie Jūsų kvalifikaciją, profesinius gebėjimus ir dalykines savybes. Tačiau į Jūsų esamą darbdavį nesikreipsime be Jūsų aiškiai išreikšto išankstinio sutikimo.

Kokybės kontrolė ir tinkamo paslaugų suteikimo užtikrinimas (pokalbių įrašymas)

Pokalbį telefonu įrašome tam, kad galėtume kontroliuoti teikiamų paslaugų kokybę ir užtikrinti tinkamą jų suteikimą. Pokalbių įrašymas grindžiamas Jūsų sutikimu – prieš pokalbio pradžią informuojame Jus apie tai, kad pokalbis bus įrašomas ir paprašome pokalbį tęsti tik tuo atveju, jeigu sutinkate su jo įrašymu. Jeigu nesutinkate su pokalbio įrašymu, galite jį nutraukti bei kreiptis į mus elektroniniu paštu, paštu arba atvykus į biurą. Informuojame, kad elektroniniu paštu arba paštu Jums į asmens duomenų kategoriją patenkančią informaciją galėsime teikti tik nustatę Jūsų tapatybę arba turėdami Jūsų užpildytą formą, patvirtinančią, kad elektroninis paštas, iš kurio rašote, priklauso Jums.

Pokalbio įrašas bus saugomas ne ilgiau nei 45 dienas, o vėliau sunaikinamas.

Skundų, paklausimų ar atsiliepimų administravimas

Jeigu į elektroninį paštą ar kitokiu būdu mūsų bendrovei pateikėte skundą, paklausimą ar atsiliepimą, Jūsų savanoriškai pateiktus asmens duomenis tvarkysime šio skundo, paklausimo ar atsiliepimo administravimo tikslu.

Jeigu Jūsų pateiktas skundas bus susijęs su potencialiai galinčiu kilti ginču, galimai padaryta žala ir pan., Jūsų asmens duomenis galima saugoti maksimalų 10 metų laikotarpį. Jeigu asmens duomenys nebus susiję su galimu ginču, juos sunaikinsime per trumpesnį laikotarpį.

Jūsų asmens duomenų tvarkymas bus grindžiamas Jūsų laisvos valios išraiška, t.y. sutikimu, tačiau tam tikrais atvejais skundo tolesnio saugojimo pagrindas gali tapti teisės aktuose numatytų pareigų vykdymas.

Komunikacija elektroniniu paštu

Pagal Reglamentą asmens duomenimis yra laikomas susirašinėjimo elektroniniu paštu turinys, net jeigu susirašinėja juridinių asmenų darbuotojai. Atsižvelgdami į tai, komunikacijos turiniui, taip pat elektroninio pašto adresams taikysime pagal Reglamentą privalomas asmens duomenų tvarkymo taisykles.

Jūsų asmens duomenų tvarkymo pagrindas yra Jūsų laisvos valios išraiška susirašinėti ir susirašinėjime pateikti tam tikrus duomenis, t.y. sutikimas. Be to, duomenų tvarkymo pagrindas taip pat gali būti sutarties vykdymas bei teisės aktuose numatytų pareigų vykdymas.

Jūsų elektroninio pašto adresą, susirašinėjimo turinį ir susijusius duomenys tvarkysime laikydamiesi proporcingumo principo. Šie duomenis visų pirma bus matomi tam mūsų darbuotojui, su kuriuo tiesiogiai komunikuosite. Tačiau, tam tikrais atvejais Jūsų susirašinėjimą gali perskaityti ir kiti mūsų bendrovės darbuotojai, pavyzdžiui, vidaus administravimo, galimų teisės aktų ar vidaus taisyklių pažeidimų tyrimo, darbuotojo pavadavimo ir kitais susijusiais tikslais.

Asmens duomenų teikimas duomenų gavėjams

Jūsų asmens duomenis teikiame:

• IT, serverio, pašto, archyvavimo, rinkodaros, buhalterijos, skolų išieškojimo , skambučių centro, įmokų surinkimo paslaugų teikėjams;
• bankams ir mokėjimo įstaigoms;
• subrangovams, mūsų pavedimu atliekantiems su pastatų administravimu ir priežiūra susijusius darbus;
• tos pačios grupės bendrovėms;
• notarams, antstoliams, advokatams, konsultantams, auditoriams;
• teisėsaugos ir priežiūros institucijoms, teismams, kitoms ginčus nagrinėjančioms institucijoms;
• potencialiems arba esamiems mūsų verslo ar jo dalies perėmėjams ar jų įgaliotiems konsultantams ar asmenims;
• daugiabučių namų bendrijos įgaliotiniams, jungtinės veiklos įgaliotiniams.

Kokie yra asmens duomenų apsaugos principai, kurių mes laikomės?

Rinkdami ir naudodami Jūsų mums patikėtus, o taip pat iš kitų šaltinių teisėtu būdu gautus asmens duomenis, mes laikomės šių principų:

• Jūsų asmens duomenys tvarkomi teisėtu, sąžiningu ir skaidriu būdu (teisėtumo, sąžiningumo ir skaidrumo principas);
• Jūsų asmens duomenys renkami nustatytais, aiškiai apibrėžtais bei teisėtais tikslais ir toliau netvarkomi su tais tikslais nesuderinamu būdu (tikslo apribojimo principas);
• Jūsų asmens duomenys yra adekvatūs, tinkami ir tik tokie, kurių reikia siekiant tikslų, dėl kurių jie tvarkomi (duomenų kiekio mažinimo principas);
• tvarkomi asmens duomenys yra tikslūs ir prireikus atnaujinami (tikslumo principas);
• Jūsų asmens duomenys yra laikomi tokia forma, kad asmens tapatybę būtų galima nustatyti ne ilgiau, nei tai yra būtina tais tikslais, kuriais Jūsų asmens duomenys yra tvarkomi (saugojimo trukmės apribojimo principas);
• Jūsų asmens duomenys yra tvarkomi tokiu būdu, kad taikant atitinkamas technines ar organizacines priemones būtų užtikrintas tinkamas asmens duomenų saugumas, įskaitant apsaugą nuo duomenų tvarkymo be leidimo arba neteisėto duomenų tvarkymo ir nuo netyčinio praradimo, sunaikinimo ar sugadinimo (vientisumo ir konfidencialumo principas).

Administravimo paslaugų teikimas ir sąskaitų siuntimas

Informuojame, kad teikiant daugiabučių namų administravimo paslaugas, šių paslaugų teikimui reikalingus asmens duomenis galime gauti ne tik tiesiogiai iš duomenų subjekto, bet ir iš trečiųjų asmenų. Tais atvejais, kai nepavyksta įteikti sąskaitos duomenų subjekto nekilnojamojo turto adresu, o kitokių kontaktinių duomenų neturime, duomenų subjekto deklaruotos gyvenamosios vietos adresą gauname iš VšĮ Registrų centro. Minėtas asmens duomuo reikalingas tam, kad galėtume išsiaiškinti, kokiu adresu ir būdu siųsti sąskaitas už teikiamas paslaugas.

Duomenų subjekto teisių įgyvendinimas

Informuojame, kad Jūs turite šias duomenų subjekto teises: teisę susipažinti su savo duomenimis ir kaip jie yra tvarkomi; teisę reikalauti ištaisyti arba, atsižvelgiant į asmens duomenų tvarkymo tikslus papildyti asmens neišsamius asmens duomenis; teisę prašyti savo duomenis sunaikinti arba sustabdyti savo duomenų tvarkymo veiksmus (išskyrus saugojimą); teisę prašyti, kad asmens duomenų tvarkymas būtų apribotas; teisę į duomenų perkėlimą; teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai; teisę atšaukti sutikimą.

Tam, kad galėtumėte įgyvendinti savo duomenų subjektų teises, turėsime nustatyti Jūsų tapatybę. Nenustatę Jūsų tapatybės, nežinosime, ar į mus kreipiasi tikrai tas asmuo, kurio asmens duomenis tvarkome, todėl negalėsime įgyvendinti Jūsų teisių.

Mes galime atsisakyti nagrinėti iš Jūsų gautą prašymą dėl teisių įgyvendinimo arba už tai galime paprašyti atitinkamo mokesčio, jei prašymas yra akivaizdžiai nepagrįstas arba perteklinis, taip pat kitais teisės aktuose nustatytais atvejais.

Jeigu pageidautumėte įgyvendinti savo duomenų subjekto teises ar turėtumėte kitokių klausimų dėl savo asmens duomenų tvarkymo, prašome kreiptis šiais kontaktiniais duomenimis: [email protected], tel. 8 700 55 188.